Sony Business Solutions Corporation ソニービジネスソリューション株式会社

インターネット勤怠管理"インターネットタイムレコーダー"：ケーススタディ

Case1 オフィスの場合

営業所：東京、名古屋、大阪、福岡

従業員数：250名

全国4拠点をインターネットで繋ぎ、勤怠管理の省力化を実現。

勤怠管理は、出勤表を用いた紙ベースの管理だったというA社。時給計算の必要なアルバイトやシフトはないものの、全国4拠点の勤務実績を取りまとめているため、扱う書類の数も多く、管理にかかる負担は膨大なものになっていました。

■導入までのプロファイル

勤怠管理	未導入	自己申告制
勤務実績のまとめ	手作業	各拠点毎に実績を締め、勤務先管理者が承認
勤務実績収集頻度	月次	必要な数値を本部で給与システムへ手入力
パート・アルバイト	なし
シフト予定	なし
拠点数	4	本部：東京、営業所：名古屋、大阪、福岡

導入前
「勤怠管理に関連する各種業務の負担が大」

勤怠管理には、紙での自己申告方式を利用。各拠点毎に実績を締め、勤務先管理者が承認して本部へ送付。本部では、給与計算のために、その内容を毎月締め日後に一括して給与システムへ手入力していました。しかし、一部拠点ではエクセルシートに実績を記入してくるため、それらは別フローで入力しなければなりません。そのため、処理が煩雑である、締め処理に時間がかかるなどの問題が発生していました。

記入ミス・記入モレのチェックが大変。

勤務時間や残業時間の記入などに、記入もれ・ミスがあると、本部でそのまま誤って入力・集計されてしまうため、勤務先管理者が一枚一枚を目視でチェック。もれ・ミスがあった場合は再度差し戻して修正した後、本部へ送るという方法がとられていました。

各拠点からの提出が遅れがち。

目視によるチェックに手間と時間がかかるため、実績表の提出が遅れがちでした。また、締め切りを忘れたスタッフがいると、その営業所から本部への実績報告全体が遅れ、本部での給与計算が滞ってしまいます。締め切り厳守ですが、スタッフが休暇で不在の場合は手の打ちようがありません。

手書きの勤務実績は処理が面倒。

手書きの勤務実績は文字の判別がしにくい場合も。また、一部拠点ではエクセルシートに実績を記入してくるので、これらは別フローで給与システムに入力しなければなりません。時間・工数の負担も大きなものになっていました。

導入後
「低コストでスムーズな勤怠管理が行えるようになった」

インターネットタイムレコーダー導入により、日々の打刻が勤務実績として蓄積されるので、各スタッフが紙に実績を記入する必要がなくなりました。そのため、記入もれ・ミスは激減。また、各拠点の勤務実績を本部からも即時に閲覧できるので、勤務先管理者が実績を承認(確定)次第、実績をダウンロードし、給与システムへ入力できるのも大きな改革となりました。

各拠点からの提出遅れの悩みが解消。

いつも最新の勤務実績がインターネットタイムレコーダー上に準備されているので、各拠点からのデータの取り出しもスムーズ。人手によるチェックの手間も一掃され、管理者の負担が大幅に軽減されました。

締め日から給与計算までの時間を削減。

CSV形式で実績データを出力できるので、入力の手間や入力間違いなしに給与計算ソフトへ実績をインポートできます。時間と工数が激減しつつ、精度が向上しました。

打刻はFeliCa対応のICカードでスムーズ。

それまでタイムカードも導入していなかったため、かざすだけで打刻できるインターネットタイムレコーダーの導入はスタッフにも好評。紙に記録して自己申告する必要もなくなり、管理者はもとより、スタッフ1人1人の手間も軽減しました。

ここがポイント

●	専用の機器を拠点数分購入すると想定すると、かなり高額な出費になるが、インターネットタイムレコーダーはパソコンを打刻機に変身させることができるため、追加で必要な機器は数千円のパソリだけで済んだ。
●	システム構築などの初期費用も不要。
●	管理する手間(システム開発、サーバ管理など)は、すべてbit-driveに任せておけるので、ITスキルがなくても不安なく使うことができる。