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ITR INTERNET TIME RECORDER 勤怠管理システムで給与計算やシフト管理をらくらく!

bit-driveご利用事例 株式会社プチバトージャパンさま

シフト管理もデータ集計もラクラク
もう紙のタイムカードには戻れません

2008年2月2日、日本におけるフラッグシップ
店として表参道にオープン。
ベビーからキッズ、アダルトまでさまざまな
お客さまを魅了するアイテムを揃えている。

店舗運営の効率化は小売業にとって最優先の課題。現場のスタッフに負担を強いることなく、適確な勤怠・シフト管理ができる仕組みが求められる。プチバトージャパンでは、bit-driveの"インターネットタイムレコーダー"による勤怠管理システムを構築。シフト管理業務の大幅な見直しを行うなど、現場の業務改革に役立てている。

Corporate Data

子ども向け肌着の製造を手がける企業として1893年にフランスで創業。現在ではベビー/子供服から大人向けウェアまで、幅広い商品を展開している。品質や着心地の良さには徹底してこだわっており、親子数代にわたって愛用するファンも多い。現在広く普及しているショーツの形状も、実は同社の創業者が初めて考案したものである。日本法人であるプチバトージャパンでは、全国20ヶ所のブティック、直営ショップを運営している。

導入のポイント

  • ITに詳しくないスタッフでも簡単に使えること
  • 導入・運用支援体制の手厚さ
  • 変更や修正が柔軟に行えるシフト管理機能
  • 少人数でも効率的に勤怠管理業務が行えること

導入ストーリー

本社オフィスの勤怠管理システムとして"インターネットタイムレコーダー"を導入

東京・青山に本社を置くプチバトージャパンは、フランスを代表するアパレルブランド、プチバトー社の日本法人である。財務・総務部長を務める目黒クリスティーン氏は「当社では全国20ヶ所にブティック・直営ショップを展開しています。旗艦店である表参道店では限定アイテムなどもご用意していますので、ぜひ足を運んで頂ければ」と語る。

フランス本社は創業110年を越える老舗企業だが、プチバトージャパンは1997年設立のまだ若い会社である。それだけに、2007年に目黒氏が現職に就いた際には、業務面で改善すべき点も目に付いたという。「特に問題と感じたのが、本社オフィスの勤怠管理です。もともと本社スタッフの人数が20名程度なこともあり、ITで管理する仕組みがなかったのです。しかし、今後も当社が大きく育っていく上では、今のうちにしっかりとした管理システムを築く必要があると考えました」と目黒氏は語る。

そのためのソリューションとして選ばれたのが、bit-driveの"インターネットタイムレコーダー"であった。

採用のポイントについて、目黒氏は「ASP型サービスで導入に手間が掛からない上に、将来的な店舗への展開にも対応できる拡張性も備えています。また、手持ちのFeliCaカードをかざすだけで打刻が行えるなど、ITに詳しくないスタッフでも簡単に使える点も決め手になりました」と語る。

全国20ヶ所の店舗へ適用を拡大 勤務シフトの統一など業務改革を加速

本社オフィスでの稼働を果たした同社では、次に全国のブティック、直営ショップへの展開に着手。そしてこの取り組みが、同社の業務改革を進める大きなきっかけとなった。

導入以前、ブティックや直営ショップで働くスタッフの勤務シフトは、店舗によって全く異なっていた。人事担当の吉田祐美子氏は「そもそもシフトの時間帯が店舗ごとにバラバラだった上に、シフトパターンの数も店舗によって1つだったり、5つだったりと統一が取れていませんでした」と語る。
もっとも、これには理由があった。スーパーバイザーの吉田則子氏は「店舗の中には路面店もあれば、百貨店やモールのテナントもあります。各店舗が施設の営業時間に合わせてシフトを組んでいたため、このような状況になっていたのです」と説明する。勤怠管理の大もとになるシフト表も、各店舗の店長が苦労して紙に手書きで作成していたという。

また、月次の勤怠データを集約する方法にも問題があった。以前は各店舗からタイムカードをFAXで本社に送信し、それを本社側で一枚ずつ手打ち入力していたのだ。

こうした状態を打破すべく、同社では導入を契機に、抜本的な業務改革に乗り出した。吉田祐美子氏は「まずは、各店舗で手書きしていたシフト表を、"インターネットタイムレコーダー"に合わせてExcelシートで統一しました。以前はバラバラだったシフトパターンも、6パターンにまで集約しています」と語る。6パターンあれば、店舗ごとに営業時間が異なっていても、どれかに該当させることができる。

毎月のシフト表の作成についても、各店舗の店長がExcelシートにシフトデータを入力してメールで送信。これを本社側でまとめて"インターネットタイムレコーダー"にインポートする運用に変更した。「これなら店長の負担を最小限に抑えられますし、シフトに変更が生じた場合も店舗側の端末で簡単に修正できます。紙のシフト表で管理するやり方と比較して、作業効率は大きく向上していますね」(吉田祐美子氏)。

講習会の開催やマニュアル提供など 充実した支援体制で導入をバックアップ

とはいえ、こうした環境を作り上げるまでにはいろいろな苦労もあったとのこと。吉田祐美子氏は「導入時にPCを使いこなせるスキルがあった店長は5人だけ。最初は少しハードルが高いかなと心配しました」と苦笑する。

そこで同社では、Excelシートのシフト表をできるだけ分かりやすく作る、PCビギナーの店長には教育を実施するなど、スムーズにシステムに馴染むための取り組みを展開。また、bit-driveでも、同社の取り組みを全面的にバックアップすべく、手厚いサービス・サポートを提供した。「"インターネットタイムレコーダー"の講習会を開いてもらったり、マニュアルを提供してもらったりと、いろいろな形で支援を受けられたので本当に助かりました。私自身も頂いたマニュアルを参考に操作を覚えたのですが、試しにやってみたらできちゃったという感じでした」と吉田則子氏はにこやかに笑う。

現在では、全国で160名の店舗スタッフが、この勤怠管理システムを利用しており、現場の業務効率化にも役立てられている。

紙のタイムカードの煩わしさを解消 店舗スタッフのモチベーション向上も

「以前は別の店舗へヘルプで行く場合、自分のタイムカードを持参する必要がありました。しかも、せっかく持っていったタイムカードが、機械が違うために使えないケースもあったのです」と吉田則子氏。しかし現在では、どの店舗でも手持ちのFeliCaカードを使えるため、こうした問題は完全に解消。「出社時の打刻は本社で、帰宅時の打刻は出先の店舗で行うことも可能です。働きやすさは大幅にアップしましたね」(吉田則子氏)。

また、本社側でも、勤怠データを給与計算システムにつなぐまでの時間を従来の半分に削減することに成功。吉田祐美子氏は「今後、さらに店舗数やスタッフ数が増加していっても、作業負担が増える心配はありません。少人数で効率的に業務がこなせるのは非常にありがたいですね」と語る。

さらに同社では、勤怠データを店舗スタッフの売上実績データなどと組み合わせ、仕事面でのアドバイスを行うための材料としても活用していく構えだ。目黒氏は「きちんとしたデータに基づいた指導なので、本人としても納得感があります。やる気が湧いてきたという社員も多いですよ。今後の成長を支えるツールとしても、"インターネットタイムレコーダー"を積極的に活用していきたいですね」と抱負を語ってくれた。

"インターネットタイムレコーダー"シフト作成画面

"インターネットタイムレコーダー"は、誰でも簡単に使える、FeliCaを使った勤怠管理システムです。日々の勤務実績をデータで蓄積していきます。タイムカードや手書きの勤務表のような手作業の集計、記入は必要ないため、ミスも激減し、管理担当者の手間と負担を大幅に軽減します。さらに、様々なパターンのシフト管理にも対応しています。

COLUMN

社会保険労務士と連携し就業規則の作成までサポート

今回の勤怠管理システム構築プロジェクトでは、bit-driveの手厚い導入支援体制も高く評価された。「特にありがたかったのが、導入だけでなく、会社の就業規則作りまで支援してもらえた点です。これには本当に助かりましたね」と目黒氏はにこやかに語る。同社では、システム導入と並行して会社の就業規則の見直しも進めていたが、こうした作業では専門的な法知識が必要な場面も多く、社内の人材だけでは取り組みが難しい場合もある。その点、bit-driveでは、この分野のエキスパートである社会保険労務士と連携しており、ITと人事・労務に関わる業務を一体的にサポートできる。このことが、今回のプロジェクトをスムーズに進める上でも大いに役立ったのだ。

導入サービス、利用するアプリケーション

導入サービス インターネットタイムレコーダー

企業プロフィール

株式会社プチバトージャパンさま
所在地 東京都港区北青山3-6-16
創業 1997年7月
店舗数 20店舗
URL http://www.petit-bateau.co.jp/
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