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ITR INTERNET TIME RECORDER 勤怠管理システムで給与計算やシフト管理をらくらく!

bit-driveインターネットタイムレコーダー導入事例 株式会社ヤギさま 御売業 従業員301~500人 勤怠状況が正確に把握できる!労基法対応はもちろん、業務効率化も実現できました。

企業にとって適切な勤怠管理は経営の基本と言える。株式会社ヤギは台帳と押印による従来の勤怠管理を、bit-driveの"インターネットタイムレコーダー"によってシステム化。労働基準監督署の調査にも迅速かつ的確に対応できる勤怠管理体制を構築できた。また、ASP型サービスにより短期間・低コストでの導入に成功している。

Corporate Data

明治創業の繊維専門商社。繊維ビジネスを100年以上営んでおり、そのなかで培った原料-生地-製品の各分野に対する深い知識とノウハウ、グローバルなネットワークが強み。近年は国内外のアパレルや製造小売業者のニーズにいち早く応え、他社に先駆けて、中国をはじめとしたアジア諸国に生産体制を構築。また、将来を見据え、高度な技術を持つ国内産地と提携した新技術の開発、中国での内販などにも意欲的に取り組んでいる。

導入のポイント

  • ASP型サービスのため低コスト、短期間で導入可能
  • 既存の社員証(ICカード)がそのまま利用可能
  • 正確な勤怠管理が行えること
  • 労働基準監督署の調査に対応できること

導入ストーリー

台帳と押印による方法のため、正確な勤怠管理が困難

1893年創業の老舗繊維専門商社である株式会社ヤギ。近年は海外展開にも注力しており、中国の上海や広州をはじめ、タイのバンコクやベトナムのホーチミン、香港といったアジア諸国に生産体制を構築している。

同社では契約社員を合わせ、約400名の社員が働いている。正確な勤怠管理に取り組み続けているが、その実践にはいくつかの障壁が立ちはだかっていた。人事課長を務める篠井隆三 氏は次のように振り返る。

「台帳の勤怠表を部署毎に用意し、各社員が出退社時に押印することで勤怠を管理していたのですが、出退社の時刻そのものは記録していませんでした。また、残業や休暇などは、各社員が専用帳票に手書きで記入して、上長に申請する方式でした。そのような手作業による管理ゆえ、勤怠状況があまり正確に把握できていなかったのです」(篠井氏)

勤怠管理の正確性の欠如に加え、業務負荷増大にも悩まされていた。同社で勤怠管理の実務を担当する人事課の髙城美咲 氏はその一例を次のように話す。

「出社時に押印を忘れてしまう社員が時々います。そうなると、単に押印を忘れたのか、それとも出張なのか、休暇なのか遅刻なのか、私が電話で本人や上長に確認をとって対応しなければならず、多くの時間と手間を費やしていました」(髙城氏)

ほかにも、台帳の勤怠表の補充など細かい作業が必要となるなど、管理業務に悪影響を及ぼしていた。

株式会社ヤギ 人事部 人事課課長 篠井隆三氏 株式会社ヤギ 人事部 人事課 高城美咲氏

全社員の勤怠管理に"インターネットタイムレコーダー"を導入

そのような課題を長年抱えていた同社は、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」(平成13年4月6日付け基発第339号)に関するセミナーに篠井氏が参加したのを契機に、解決に着手した。

「労働日毎の社員の始業・終業時刻をICカードなどを用いて客観的な記録として残し、確認できる体制を整備しなければなりません。そして、労働基準監督署による調査があれば、求められた情報をいつでも出せるようにしておく必要がありますが、現状では対応は困難でした。そこで、勤怠管理のシステム化はもはや必須だと思ったのです」(篠井氏)

同社が複数の候補を比較検討した末に選んだソリューションが、"インターネットタイムレコーダー"だ。非接触ICカード技術方式"FeliCa"とインターネットを利用したASP型の勤怠管理システムである。
篠井氏は選定理由として、まずは設備面での移行の容易さを挙げる。同社はすでに、パソコンのセキュリティ対策として、FeliCaカードを導入していた。

「既存のFeliCaカードを、そのまま使用できるのが大きかったですね。そのぶん低コスト・短期間で導入できますから」(篠井氏)

サーバ構築型ではなく、ASP型である点も重要なポイントとなった。「法改正への対応にともなうシステム改修の費用負担が不要など、サーバ構築型に比べて導入・運用コストを抑えられます。また、導入を急いでいましたので、最短10営業日という短期間で導入できるところも魅力でした」と篠井氏は語る。

さらにはトライアル利用が可能な点も後押しした。「まずは試験導入し、実際に使って当社に合っているか確かめてから、正式に導入できたので安心できましたね」と話す篠井氏。ほかにも、社会保険労務士による法制度面までカバーしたサポート体制の充実度などもトータルして採用を決めた。

正確な勤怠管理を実現。労働基準監督署の調査にも対応

ヤギはインターネットタイムレコーダーを2009年4月から本社の3部署にてトライアルで使い始め、約1年後に国内全拠点にて契約社員を含む全社員(400ID)へ正式導入した。

その結果、従来の勤怠管理方法から抜本的な解決がなされ、さまざまな効果が得られている。最も重要な効果が正確な勤怠管理の実現だ。

「FeliCaカードをリーダにタッチするだけで、出退社の時刻を正確に記録できます。おかげで、残業の状況をはじめ、従業員全員の勤務実態が客観的なデータのもとに明確化され、各職場の労働環境が把握しやすくなりました」(髙城氏)

あわせて、上長の承認プロセスを経るようになったため、職場毎に上長が出退社時刻を管理するようになった。そして、そのなかで蓄積される勤怠管理データを集計・分析した結果を経営に役立てている。たとえば、残業の状況を調べ、社員に割り振られている仕事量が適切か、上長と部下の面談の場で確認しており、人員配置の最適化の参考にも用いる。ほかにも、課長ミーティングで残業実態の把握と削減についてのディスカッションを図るなど、労働環境のさらなる改善にも活かしている。

加えて、労働基準監督署による調査に、対応できるようになったのも大きな効果だ。実際、トライアルで使用開始した2ヶ月後に調査を受けている。

「調査官の方々に、業務用パソコンからログイン/ログアウト時刻を抽出して労働時間を算出し、残業表と整合性がとれているか問われました。これからは、インターネットタイムレコーダーで時刻管理ができているので、問題なく対応することができます」(篠井氏)

また、台帳と押印での勤怠管理に起因する手間と時間もその多くが解消され、管理業務の負荷をより軽減できた。

ヤギでは今後、インターネットタイムレコーダーのさらなる活用を進める。たとえば、インターネット接続環境さえあれば利用できることから、海外出張中でも、上長は社員の労働管理ができるなどだ。

そして、さらに一歩進み、「蓄積したデータを業務効率化に活かしたり、長時間労働者を抽出して健康面のヒアリングを行ったりするなど、さまざまな切り口で経営強化や従業員満足度向上に活かしたいと考えています」と篠井氏は構想を述べる。

"インターネットタイムレコーダー"打刻画面

"インターネットタイムレコーダー"は、誰でも簡単に使える、 非接触型ICカード(FeliCa)を使った勤怠管理システム。 日々の勤務実績をデータで蓄積します。 タイムカードや手書きの勤務表のような手作業の集計、記入は必要ないため、 ミスも激減し、管理担当者の手間と負担を大幅に軽減します。

COLUMN

「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」について

厚生労働省は2000年11月30日、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」を策定した。同基準のなかで、講ずべき措置の最初に、「使用者は、労働時間を適正に管理するため、労働者の労働日毎の始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」とある。次に記録・確認の原則的な方法として、「タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること」と定められている。"インターネットタイムレコーダー"はその点において、FeliCa技術を用いたICカードによって、始業・終業時刻の客観的なデータが容易に記録可能であり、同基準の準拠を的確に支援する。

導入サービス、利用するアプリケーション

導入サービス インターネットタイムレコーダー

企業プロフィール

株式会社ヤギ
所在地 大阪府大阪市中央区久太郎町2-2-8
創業 1893年10月
資本金 10億8800万円
URL http://www.yaginet.co.jp/

八木ビル

大阪府建築コンクール知事賞、大阪市緑化運動協力による
表彰を受けたヤギ本社社屋ビル。
ビルの各所に自然を配し、
利用者に安らぎと心地よさを与える設計となっている。

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