Office 365メリット
経営者立場から理解する

2019年4月、ついに働き方改革関連法が施行され、
長時間労働削減などの対応が必須。多様な働き方を
実現するためにも、Office 365活用が有効です。

経営者

更に、社内の上司や同僚、それぞれの立場からも
Office 365のメリットをまとめて理解しよう!

Office 365のメリットを4つの立場から理解できたら、
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そもそも「Office 365」とは?

Office 365はマイクロソフトが提供するクラウドサービスで、WordやExcel、PowerPointなどのOfficeアプリケーションとコミュニケーション系サービスがセットで提供されるもの。コミュニケーション系サービスにはメールのほかWeb会議やビジネスチャット、ファイル共有なども含まれ、離れた場所にいてもスムーズなコミュニケーションが可能になり、オフィスに縛られない多様な働き方をサポートします。

Office 365Business Essentials
月額540
相当
コミュニケーションツールのみ
Office 365Business
月額900
相当
Officeアプリケーションのみ
Office 365Business Premium
月額1,360
相当
コミュニケーションツール+Officeアプリケーション
※全て300名以下の一般企業プランです。
※表示価格は税抜き価格です。
項目/製品名 Office 365
Business
Essentials
Office 365
Business
Office 365
Business
Premium
価額 月額/ライセンス 540円 900円 1,360円
規模 ライセンス数上限 300名以下
Office クラウド利用 〇標準 ー非対応 〇標準
インストール ー非対応 〇標準 〇標準
クラウドサービス Exchange Online 〇標準 ー非対応 〇標準
Skype for Business,
Teams
〇標準 ー非対応 〇標準
SharePoint 〇標準 ー非対応 〇標準
OneDrive for Business 〇標準 〇標準 〇標準

「Office 365」は3プラン

Office 365は「Officeアプリケーションのみ利用」「コミュニケーション系サービスのみ利用」「両方を利用」の3プラン。まずはOfficeアプリケーションのみ移行する…など、ニーズにあわせてスモールスタートすることも可能

4つの観点から解説するOffice 365

management働き方改革×経営

2019年4月、ついに働き方改革関連法が施行され、長時間労働削減などの対応が必須となりました。さらに、育児・介護との両立など多様な働き方を実現するためにも、Office 365活用が有効です。

keywords 1
テレワーク

働き方改革とセットで語られることが多いテレワークですが、Office 365ならいつでもどこでも仕事を進められる環境を実現できます。
外出先や自宅など場所を問わずにメールや資料を確認できるほか、コミュニケーション基盤を活用することで、離れた場所にいる同僚とも密にコミュニケーションをとることが可能に。コミュニケーション不足によるミスやトラブルを防ぎ、テレワークの課題をまとめて解決します。

keywords 2
業務効率化

Office 365を導入すれば、移動中や外出先での空き時間を有効活用でき、業務効率化や生産性向上にも貢献します。1人ずつが有効活用できる空き時間は短くとも、社員全員となると一定の効果が期待できるモノ。
さらに離れた拠点との会議をWeb会議で開催すれば出張が不要になり、移動時間・コスト削減につながります。

keywords 3
コラボレーション

どのような業界でもグローバル化の波は避けられず、競争は激化する一方。企業にはタイムリーかつスピーディな対応が求められています。
Office 365では新たな統合コミュニケーション基盤「Microsoft Teams」を提供し、プロジェクトごとの情報ややり取りを1カ所に集約。顧客のニーズにスムーズに対応できる環境を実現します。

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work site働き方改革×現場

働き方改革は当然、現場にも大きく影響し、日々の業務をより効率的に進めることが求められます。Office 365はさまざまなワークスタイルの社員がスムーズに連携できる仕組みを提供し、こういった業務効率化をサポートします。

keywords 4
ファイル共有

Office 365ではオンラインストレージ「SharePoint」が利用できるため、どこからでも同じファイルにアクセスできます。社内での共有はもちろん、外部メンバーとの共有や大容量ファイルの送受信も可能です。
SharePointに集約することでファイルの分散を防ぎ、最新のファイルなどを探す時間の短縮に。履歴管理もできるため、ファイル管理を効率化できます。

keywords 5
コミュニケーション
活性化

多様な働き方を実現する際に、現場で課題となるのがコミュニケーション。従来のメール+電話では限界があり、コミュニケーション不足から業務に支障が出てしまうのでは本末転倒です。
Skype for businessを利用できるOffice 365なら、チャットやWeb会議機能により、メールとは違った密なやり取りが可能に。またSkype for businessはExchangeのスケジュールと連携し、相手の予定や現在のステータスも確認でき、状況に応じた方法で連絡することもできます。
さらに、Microsoft Teamsを活用すれば、プロジェクトごとにチャットやファイルをまとめて管理でき、情報の集約、ナレッジ活用にもつながります。

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PC managementPC管理

WordやExcel、PowerPointなどのOfficeアプリケーションはもはや業務に欠かせない存在ですが、社員のPCとあわせてこれらのライセンスを適切に管理するのは思った以上に大変なもの。Office 365の導入で、こういった管理が不要になります。

keywords 6
ライセンス管理

Office 365に含まれるOfficeアプリケーション(※)は1アカウントにつきPC5台、スマホ5台、タブレット5台までインストールすることができます。
アカウント単位での管理のため、PCと紐づけてのライセンス管理が不要になるうえ、常に最新バージョンのOfficeアプリケーションを利用できるように。社内で新旧バージョンが混在することがなくなり、管理・サポートの負担を軽減します。
※プランによる

keywords 7
コスト削減

Office 365は利用する人の分だけ契約すればよく、社員の退職や入社などにあわせて手軽にアカウント数を増減できます。使わなくなったアカウントはすぐに減らせる(※)ため、無駄なコストがかかりません。また月額540円(税抜)から利用でき、コストを抑えて導入できることもメリットです。
※パートナー経由で契約した場合

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infrastructureインフラ運用

ハードウェアなどインフラ運用からの解放はクラウドサービス全般に共通するメリットです。Office 365も同様で、ハードウェアのメンテナンス、サポート終了対応がなくなるだけでなく、BCP対策としても有効です。

keywords 8
サーバー管理

メールサーバやファイルサーバをオンプレミスで運用している場合、ハードウェアの障害対応やメンテナンスは情シスにとって大きな負担となります。さらに、ハードウェアの老朽化にともなう定期的なリプレイスもかなりの手間・コストがかかるもの。
Office 365ならばインフラの運用管理はすべてマイクロソフトが責任をもって対応。月額コストだけでサーバの運用管理から解放されます。

keywords 9
セキュリティ

Office 365はマイクロソフトの堅牢なデータセンターで運用され、複数の第三者機関による認定を継続的に取得。世界標準の規格にも対応、高いセキュリティ・信頼性を実現しています。
また、企業のデータを保護するために、マイクロソフトのコンシューマ向けサービスとはデータセンターを分けて管理されており、プライバシー保護も徹底。セキュリティ対策・情報漏洩対策の観点からも安心です。

keywords 10
BCP対策

災害などへの対策としては遠隔地へのバックアップが有効ですが、オンプレミスで実現するとなると高額なコストがネックになります。
Office 365は東日本/西日本のデータセンターで冗長化されているうえ、データのバックアップも自動化。万が一の災害時も事業を継続できます。
また、インターネットさえ使えれば社員同士で連絡を取ることが可能。災害時の安否確認などが容易になることもメリットです。

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Office 365導入、失敗しないために…

Office 365をせっかく導入してもコミュニケーションツールがほとんど使われないまま…というのでは効果も限られたものになってしまいます。これらのツールは日々の業務や働き方に大きく影響するもの。実際に利用する現場社員の理解がなければ、利用は進みません。Office 365導入はトップの決断も重要ですが、トップダウンだけで導入を進めるのではなく、現場社員の協力・理解を得ながら進めることをお勧めします。

社内ヒアリングにそのまま使える「アンケートシート」付き
Office 365導入社内根回し資料をご用意

Office 365のメリットはわかったけれど、社内にきちんと説明するのは意外と大変…!また「Office 365を導入してなにをしたいのか」について社内できちんと認識をあわせ、最適なプランを選ぶことも重要です。
こういった課題を解決し、導入を成功させるために、Office 365のメリットを社内のさまざまな方に分かりやすく説明できる資料を用意しました。現場社員に「どの機能を使いたい?」「今、困っていることは?」などをヒアリングする際にそのまま使えるアンケートシートも!

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